Raporlarda Dört Göz İlkesi: Finicify'da Onay Akışı

Kurumsal raporlamada asıl soru çoğu zaman raporun nasıl hazırlandığı değil, kimin kontrol ettiği ve kimin gönderdiğidir. Finicify Terminal'deki rapor onay akışı, rapor oluşturucunun üzerine eklenmiş sade bir kural katmanıdır: bir kişi taslağı hazırlar, başka biri kontrol eder, üçüncü bir kişi paylaşır. Her adım kayıt altına alınır.

Dört rol

Bir müşteri kurumundaki her kullanıcının tek bir rolü vardır:

Roller, müşteri kuruma katılım sırasında Finicify tarafından tanımlanır. Kullanıcılar yalnızca davetle sisteme girer; herkese açık bir kayıt sayfası yoktur.

Bir rapor nasıl ilerler?

1. Taslak: Oluşturucu raporu hazırlar ve kaydeder. Bu aşamada raporu yalnızca o düzenleyebilir.
2. İncelemeye gönderildi: Oluşturucu, kendi kurumundaki denetleyicilerden birini seçer ve isterse kısa bir not ekler. Bu noktadan sonra rapor düzenlenemez.
3. Denetleyicinin kararı: Denetleyici raporu onaylar, revizyon ister veya reddeder. Revizyon ve ret için yazılı gerekçe zorunludur.
4. Revizyon: Revizyon istenirse rapor yeniden yalnızca oluşturucu için düzenlenebilir hâle gelir ve tekrar incelemeye gönderilir. Önceki inceleme turu silinmez.
5. Paylaşıcıya gönderildi: Onaylanan rapor, denetleyicinin seçtiği paylaşıcının gelen kutusuna düşer.
6. Paylaşıldı: Paylaşıcı alıcıların e-posta adreslerini girer ve raporu gönderir. Rapor kilitlenir; oluşturucu ve denetleyici bilgilendirilir.

İki kısayola bilinçli olarak izin verilir: denetleyicinin kendi hazırladığı rapor doğrudan paylaşıcıya gidebilir, paylaşıcının kendi raporu doğrudan paylaşılabilir. Oluşturucu ise hiçbir zaman denetleyiciyi atlayamaz.

Sistemin zorunlu kıldığı kurallar

• Her kullanıcı yalnızca kendi kurumunun raporlarını görür. Bu ayrım sunucu tarafında uygulanır.
• İncelemeye gönderilmiş, onaylanmış veya paylaşılmış bir rapor düzenlenemez.
• Revizyon ve ret kararları gerekçesiz verilemez.
• Birden fazla inceleme turu varsa hepsi saklanır; hiçbir kayıt üzerine yazılmaz.
• Ekrandaki onay ve paylaş düğmeleri, kullanıcının tarayıcısı tarafından değil sunucu tarafından belirlenir. Bu yüzden kurallar kullanıcı tarafında değiştirilemez.

Organizasyon Yöneticisi ne görür?

Organizasyon Yöneticisi, durumlara göre rapor sayılarını (taslak, incelemede, revizyonda, onaylı, paylaşıldı, reddedildi) tek ekranda görür. Tüm raporları durum, kişi ve tarihe göre süzebilir. Kim, neyi, ne zaman yaptı sorusunun yanıtı olan zaman sıralı işlem kaydına erişir. Hiçbir raporu düzenleyemez, onaylayamaz veya silemez.

Bildirimler

Her adımda ilgili kişiye uygulama içinde bildirim gider: incelemeye gönderilen rapor denetleyiciye, revizyon talebi gerekçesiyle birlikte oluşturucuya, onaylanan rapor paylaşıcıya. E-posta yalnızca son adımda, rapor alıcılarla paylaşıldığında gönderilir.

Neden önemli?

Bu akış, raporların kurum içinde hangi kontrollerden geçtiğini belgelemek isteyen ekipler için tasarlandı. Rapor hazırlama deneyimi değişmez; yalnızca etrafına net, kayıt altına alınan ve atlanamayan kurallar eklenir.